Fixed Price, Time and Material or Dedicated teams?
Wat is het juiste model voor mij?
Waar begin je als je de juiste outsourcingleverancier voor je bedrijf of project wilt vinden? Terwijl je verschillende leveranciers bekijkt is een van de eerste dingen die je moet onthouden is het gebruikte bedrijfsmodel. Niet elk model past bij namelijk bij jouw bedrijf of project. Daarom leggen wij in dit artikel de drie verschillende modellen uit zodat jij de juist match kunt vinden.
Fixed Price
Een samenwerkingsmodel met een vaste prijs werkt precies zoals het klinkt. Het is een contract waarbij een aanbieder verantwoordelijk is voor het realiseren van het project voor een vooraf bepaald bedrag. Met een ”in steen gebeitelde” deadline voor wanneer de klant ”gegarandeerd” een kant-en-klaar product ontvangt, voelt het als een veilige optie. Het is inderdaad een praktische keuze wanneer vereisten, specificaties en tarieven zeer voorspelbaar zijn. Om een Fixed–Price samenwerking succesvol te laten zijn moet een klant wel zijn of haar visie op het product kunnen delen. Niet alleen de klant heeft een communicatieverantwoordelijkheid, ook de leverancier is verantwoordelijk voor regelmatig projectbeheer om de klant op de hoogte te houden. Dit alles bij elkaar maakt dit model het meest geschikt voor kleine projecten met vooraf gedefinieerde functies met weinig risico op veranderingen gedurende het project.
Voordelen
- Voorspelbaarheid: Als je vaste prijzen gebruikt, krijgt je exacte gegevens. Je weet precies wanneer je wat kunt verwachten en tegen welke kosten. Hierdoor kunt je vooruit plannen en het risico op financieringsverlies is ook kleiner omdat de levering van een product ”gegarandeerd” is.
- Transparantie: werken met een model met vaste prijzen betekent dat alles wordt besproken en gepland voordat een project wordt ondertekend. Omdat alles vooraf is bepaald, kan de leverancier ervoor zorgen dat hij voldoet aan de reikwijdte en de marges beschermt. Kom jij niet voor verrassingen te staan.
- Weinig beheer: Aangezien het project wordt uitbesteedt houdt een projectmanager je gedurende het hele proces op de hoogte. Werken met een projectmanager bespaart jouw eigen personeel tijd en capaciteit.
Nadelen
- Flexibiliteit: Alles moet in scope worden gebracht en de uitvoering is vooraf gepland. Alles moet vooraf bepaald worden. Daarom kan het geruime tijd duren voordat je aan een project kunt beginnen. Zodra je eenmaal bent begonnen, blijft het initiëren van veranderingen jouw verantwoordelijkheid. Dit geldt ook voor wijzigingen die buiten de bevoegdheid van de leverancier vallen.
- Verantwoording: Aangezien je niet betrokken bent bij elk detail in het proces tast je in het duister over bepaalde onderdelen van het project. Dit kan het moeilijk maken om risico’s te managen.
Time en Material
In Time en Material betaalt je het softwareteam niet direct een vast bedrag, maar betaalt je het team voor de werkuren en materialen die in een project worden gestoken. Als je niet nauwkeurig kunt inschatten hoeveel het project zal kosten of hoe lang het zal duren om te voltooien is Time en Material een goede optie. Aangezien er geen vaste prijs of strakke deadlines zijn, heeft het team de flexibiliteit en de mogelijkheid om vereisten aan te passen, van richting te veranderen, functies te vervangen en gebruikers te betrekken bij het verkrijgen van het product. Dit model is het meest geschikt voor projecten op langere termijn waarvan de reikwijdte nog niet volledig bekend is.
Voordelen
- Flexibiliteit: Door te werken met een tijd- en materiaalsamenwerkingsmodel kun je wijzigingen aanbrengen tijdens de projectuitvoering. Je kunt een project starten wanneer je alleen een algemeen doel hebt, maar niet weet hoe je dit kunt bereiken. Werken met tijd en materiaal geeft de ruimte om beslissingen te nemen en de strategie te ontwikkelen. De hoeveelheid werk kan nog worden aangepast, ontwerpen worden herzien en de focus en functies kunnen wijzigen.
- Relevant blijven: Met een steeds veranderende markt is de noodzaak om ons aan te passen groter dan ooit. De flexibiliteit die je wint met tijd en materiaal stelt je in staat om bij te sturen wanneer dat nodig is. Zo blijf je de concurrentie voor.
- Schaalbaarheid: op- en afschalen is heel eenvoudig gemaakt. Vlak voor de lancering van een product kun je opschalen. Je kan echter ook makkelijk afschalen als de budgetten krap zijn.
Nadelen
- Weinig budget control: Flexibiliteit kan resulteren in te ambitieuze plannen of een verloren gevoel van prioriteit. Opschaling kan zo eenvoudig zijn dat projecten kunnen uitmonden in grotere dingen die het oorspronkelijke budget ver overschrijden.
- Betrokkenheid: je moet niet alleen een goed begrip van het project hebben, zodat het team binnen het juiste aantal uren levert in de richting van de goedgekeurde reikwijdte, je moet ook op de hoogte zijn van de communicatie. Ook al zijn de tijdsbestekken van het eindproduct wat wazig, door de onzekere omvang van het project wil je toch een kwalitatief hoogstaand product realiseren. Voor een goed eindresultaat is continu contact met jouw leverancier noodzakelijk.
Dedicated teams
Met het dedicated teammodel krijgt je toegang tot developers die direct voor jouw aan de slag gaan. Het dedicated team samenwerkingsmodel werkt over het algemeen met maandelijkse betalingen op basis van teamgrootte, inclusief arbeidskosten en vaste servicekosten of een marge. Het wordt gebruikt voor lange termijn projecten waarbij de vereisten onduidelijk zijn en variëren met veranderingen in de scope. Het is een passende oplossing wanneer je bepaalde vaardigheden of expertise niet kunt vinden of wanneer je te maken hebt met een personeelstekort. Dedicated teams kunnen hoogwaardige, unieke en specifieke projecten uitvoeren. Een andere optie is om het huidige kernteam te verbinden met een toegewijde externe team. Zo kunnen zij als collega’s op afstand het kernteam uitbreiden.
Voordelen
- Lagere kosten: Wanneer je een toegewijd team inhuurt, besteedt je jouw werving uit. Je krijgt niet alleen toegang tot een pool van getalenteerde ontwikkelaars, maar bespaart ook op de moeizame en tijdrovende taak van recruiting. Sommige leveranciers bieden ook HR-diensten aan. Dit is een ander gebied waarop bezuinigd kan worden.
- Optimaliseren: wanneer ontwikkelaars voor een langere periode aan een project werken, raken ze meer vertrouwd en betrokken. Door vertrouwder te worden met een project en opdrachtgever kan een ontwikkelaar zorgen voor het beste resultaat. Het lange termijn karakter van het model maakt het mogelijk om teams in elke fase te herconfigureren, afhankelijk van de vereisten, en het dwingt de klant om zich te concentreren. Werken met een toegewijd team vraagt om een effectieve planning en regelmatige evaluatie van de sterke en zwakke punten en het werkproces van teamleden. Nauwe samenwerking geeft grip op het project.
- Voortdurende ontwikkeling: net als bij Time en Material, stelt de flexibiliteit die je krijgt met dedicated teams je in staat om aanpassingen te maken wanneer dit nodig is. Niet alleen is het eenvoudig om een team op te schalen, je kunt ook specifieke technische vaardigheden opdoen. Zo versterk je de basis van je product en blijf je de concurrentie voor. Ook is er de optie om de hele dag door te ontwikkelen door te kiezen voor teams in verschillende tijdzones. Zo kan het ene team verder gaan waar het andere was gebleven.
Nadelen
- Capaciteit: Aangezien het inhuren van een toegewijd team betekent dat je ook dit team moet aansturen. Het kost tijd om correct te communiceren, en dat maakt het geen geschikt model voor korte termijn projecten.
- Tijdsbesteding: Het selecteren van een team dat de doelstellingen van het project kan bereiken, kan een lang proces zijn en de klant moet worden betrokken bij het inhuren van teamleden.
Conclusie?
Met het groeiende aantal leveranciers van outsourcing ontstaan er meer gecompliceerde zakelijke patronen en opties. Om te beslissen met welke leverancier jij wilt werken, is het essentieel om jouw eigen bedrijf te kennen. Leveranciers en samenwerkingsmodellen die goed werkten voor een bepaalde organisatie, hoeven niet noodzakelijkerwijs de beste keuze voor jou te zijn. Als alle sterke en zwakke punten van elk contracttype zijn afgewogen, kun je beslissen welk model het beste werkt voor jou. Zodra het gewenst model is bepaald, wordt het vinden van de juiste partner makkelijker doordat je specifieker kunt zoeken.
